Uma academia envolve uma série de atividades administrativas e de gestão. Elas exigem a elaboração e acompanhamento de documentos, relatórios, dados, análises e afins. Ter todas essas funções concentradas pelo gestor de academia ou mesmo por outras pessoas, apresenta problemas como o tempo gasto com essas atividades. Além dos riscos de inexatidão das ações.
Nesse contexto os sistemas de controle de academia são auxiliares para execução dessas atividades. Permitindo não apenas que elas sejam realizadas devidamente, mas também que superem as expectativas, proporcionando ao negócio maiores possibilidades de crescimento. Vamos falar mais sobre o que são esses sistemas e o que eles precisam ter para ajudar os gestores de academia.
O que é o sistema de controle de academia e quais as suas funções?
Um sistema de controle de academia é um software que pode apresentar uma ou diversas funções. Ele tem o objetivo de facilitar as atividades administrativas de um espaço fitness, tais como análise de dados, controle de acesso, avaliação física, finanças, relatórios diversos, dentre outras possibilidades.
Estes programas podem substituir planilhas e documentos físicos, auxiliando na organização da administração. Evitando também a perda de dados ou informações e facilitando o trabalho de um modo geral, com maior segurança e economia de tempo. Em alguns casos eles possibilitam uma comunicação mais efetiva com os alunos e apresentam alternativas que contribuam para a fidelização e satisfação do cliente.
O que um bom sistema de controle de academia precisa ter?
A escolha do melhor software de gestão de academia deve levar em conta as particularidades do espaço. Quanto maior a academia ou as intenções de crescimento do negócio, mais interessante se torna preferir sistemas mais complexos.
Contudo, o gestor deverá realizar uma análise de sua realidade para identificar as principais necessidades e possibilidades de investimento. Pois existe a opção de contratar um sistema de controle mais simples ou mais complexo. Algumas das funções interessantes de se observar nestes sistemas são:
Gestão administrativa: Permite o controle e visão global dos processos administrativos da academia. Tais como vendas, cadastros, frequência dos alunos, gerenciamento de caixa, pagamento e afins.
Gestão financeira e fiscal: Realiza o gerenciamento de dados financeiros e fiscais, como contas a pagar e a receber, lotes, recebíveis, tributos e outros.
CRM: Armazena de maneira segura os dados e informações dos clientes. Possibilitando também, em alguns casos, uma análise facilitada com foco em vendas, satisfação e fidelização dos clientes. Por exemplo, a partir da automatização e acompanhamento de ações de marketing.
Gestão de treinos: Auxilia no acompanhamento dos treinos dos alunos em tempo real ou suficientemente atualizado. Assim, evita desistências e desmotivação devido a negligência desse aspecto. A partir dessa função, é possível também direcionar algumas ações de gestão de pessoas, como avaliação, treinamento e capacitação dos profissionais.
Aplicativo para mobile: É a possibilidade de disponibilizar informações e interações com os alunos, por exemplo, no que se refere aos treinos. Essa função gera o engajamento e pode repercutir na fidelização dos clientes.
Essas são algumas das características que provavelmente estarão presentes em um bom sistema de controle de academia. Mas, lembramos novamente: tudo depende, também, do que você precisa. Uma das maneiras de saber efetivamente o que poderá contribuir mais para o seu negócio é se aprofundando na gestão de academia.
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